Leiritoimikunnan rekrytointi

Finnjamboreen leiritoimikunta pestattiin aiemmin tänä talvena. Tämän jutun tarkoituksena on avata hieman millainen rekrytointiprosessi oli.

Kirjoittanut: Janne, leirinjohtaja

Valmistelua

Leiritoimikunnan rakennetta pohdittiin viime syksyn mittaan, samalla kun leirin tavoitteiden pohjaksi kerättiin jäsenistön tahtotilaa. Kävimme lukuisia keskusteluja tietysti keskenämme Kertun kanssa, mutta myös esimerkiksi aiempien leirien johtajien ja leiritoimikuntalaisten kanssa. Sparrailua kävimme myös leirin ohjausryhmän kanssa. Näiden keskustelujen pohjalta meille alkoi hahmottua millaisista palasista leiritoimikunta voisi koostua. Yksi ensimmäisistä ajatuksista oli, että haluaisimme käyttää mahdollisimman paljon parijohtajuutta. Lopulta päädyimme kuitenkin malliin, jossa leiritoimikunnassa on sekä paripestejä että yksin johdettavia pestejä. Halusimme, että tarjolla on molempia vaihtoehtoja ja lisäksi valitulla ratkaisulla saatiin leirin toimintoja sijoitettua paremmin sopivasti viiteen eri laatikkoon. Organisaation rakenteesta kirjoitamme varmasti jatkossa vielä lisää.

Leiritoimikunnan pestien kuvaukset, pestien määrittely Kuksaan sekä rekrytointia tukevan nettisivun koostaminen tehtiin joulukuussa 2019 ja viimeisteltiin heti vuoden ensimmäisinä päivinä. Pestit avattiin haettaviksi sunnuntaina 5.1. viimeisen hakupäivän ollessa sunnuntai 26.1. Pestit julkaistiin Kuksan kautta partion nettisivuilla, sekä finnjamboree.fi-sivustolla. Pestejä markkinoitiin mm. HC-partiolaiset facebook-ryhmässä sekä finnjamboreen Insta-tilillä.

Tavoitteet

Leiritoimikunnan jäsenien valinnalle meillä oli seuraavat tavoitteet ja perusteet:

  • Mahdollisimman hyvin yhteen toimiva tiimi – hyvät yhteistyötaidot ja yhtenevä tavoitetaso
  • Sopivassa määrin osaamista, kokemusta ja näkemystä. Tässä järjestyksessä:
    1. Johtamisesta
    2. Isoista partioleireistä / -tapahtumista
    3. Substanssiosaamista haetusta osa-alueesta
  • Huomioidaan hakijoiden ja valintojen moninaisuus

Valintaprosessi

Olimme päättäneet, että haastattelut aloitamme jo hakuajan aikana, jotta saamme tarjottua haastatteluaikoja mahdollisimman monipuolisesti. Kaikki hakemukset otettiin vastaan Kuksan pestihaku-toiminnon kautta. Mikäli hakija valittiin haastatteluun, hänelle lähetettiin vakiomuotoinen sähköposti, jossa oli ohjeet haastatteluajan valintaan Doodle-palvelun avulla, ohjeita haastatteluun valmistautumisesta sekä prosessin ja kevään aikatauluista, mikäli prosessi hakijan kanssa jatkuisi.

Varsinaisen hakuajan aikana sekä jatkoajalla saimme hakemuksia yhteensä 25 kappaletta. Saimme suoria hakemuksia jokaiseen pestiin, sekä lisäksi kourallisen avoimia hakemuksia. Hakeneista haastateltiin noin 20 kandidaattia.

Jokaisen haastatteluun valitun hakijan kohdalla prosessi oli identtinen:

  • etähaastattelu Teams-puheluna, samalla vakioidulla haastattelurungolla
  • aikaa haastattelulle oli varattu 60 min, joka yleensä käytettiin kokonaan, ehkä hieman ylikin
  • pyysimme jokaiselta hakijalta muutaman suosittelijan yhteystiedot. Soittelimme referenssit jokaiselta hakijalta, jotta saimme mahdollisimman monipuolisen kuvan hakijoistamme eikä meidän tarvinnut turvautua vain omiin mielikuviimme

Varsinaisen hakuajan jälkeen meillä oli käsissämme todella hyviä kandidaatteja, joista lähdimme muodostamaan leiritoimikuntaa edellä mainittujen tavoitteiden ja perusteiden pohjalta. Mihinkään paripestiin ei tullut hakemuksia valmiina pareina, joten kaikkien paripestien osalta lähdimme keskustelmaan mahdollisten parien kanssa parityöskentelyn mahdollisuudesta. Yhden pestin osalta pyysimme kolmen kandidaatin keskustelevan pareittain keskenään, jotta saisimme paremman näkemyksen siitä mikä pari olisi toimivin ja kyseiseen pestiin monimuotoisin.

Ensimmäisten ehdotusten pohjalta homma lähti jo hyvin käyntiin ja saimme suurimman osan leiritoimikunnasta pestattua varsinaisen hakuajan jälkeen. Tässä vaiheessa valitut henkilöt pääsivät myös näkemään toistensa nimet viimeisenä varmistuksena ennen SP:n hallituksen hyväksyntää. Jatkohaussa haettiin paria sekä elämysjohtajalle sekä palvelujohtajalle. Jatkoajallakin hakemusten laatu oli huikean hyvä ja puuttuvat jäsenet saatiin pestattua noin kahden viikon kuluessa.

Soitimme kaikille niille haastatelluille, joita emme valinneet. Puhelussa annettiin palautetta, miksi valinta ei kohdistunut heihin. Vain meidän tekemät valinnat esiteltiin hallitukselle ja ohjausryhmälle. Muut hakijat jäivät vain meidän tiedoksi.

Valinnoista

Valinnoissa täyttyy meidän mielestä hyvin tavoitteet ja perusteet, mitä ennen hakua määrittelimme. Leiritoimikunnan joukossa on valtava määrä osaamista ja kokemusta, mutta myös sopivalla tavalla monimuotoisuutta. Ikähaitarimme (valintojen hetkellä) on 22-41 vuotta. Meitä on Helsingistä Rovaniemelle ja länsirannikolta itärajalle. Edustamme viittä eri piiriä, naisia on 6 ja miehiä 4.

Jokainen leiritoimikuntapestiin valittu halusi siihen itse. Ketään ei lähdetty kotoa hakemaan ja varsinaisia houkutuspuheluitakaan emme tehneet. Toki mainostimme somessa, sekä yleisissä ryhmissä että omille verkostoillemme. Uskon ja toivon, että seuraavillakin hakukierroksilla kiinnostuneita pesteihin riittää. Aivan pian on taas pestejä haettavana ja nyt onkin hyvä hetki miettiä: mitä sinä haluaisit tehdä seuraavalla Finnjamboreella. Seuraa meidän ilmoittelua ja hae. Mitään en lupaa, mutta luulen että seuraavallakaan kierroksella sua ei näihin hommiin tulla kotoa hakemaan!

Alla vielä kiinnostuneille näytille meidän haastattelukysymykset.

Kiitos kaikille haku- ja valintaprosessiin osallistuneille! Olette kaikki todella rohkeita ja osaavia ja uskon että kaikille löytyy tästä projektista mielekäs pesti.


Haastattelukysymykset

Partio ja finnjamboree

Miksi sinusta finnjamboree ylipäätään järjestetään 6 vuoden välein?
Miltä partio näyttää finnjamboreen jälkeen?
Mitä pitäisi maailmassa/partiossa tapahtua, jotta finnjamboree päätettäisiin jättää järjestämättä?
Miten me saamme kaikki suomalaiset partiolaiset sitoutumaan finnjamboreehen?

Haettu osa-alue

Miksi hait juuri tämän osa-alueen johtajaksi?
Mitä intohimoja ja ajatuksia osa-alueen osalta?
Jos sinulta loppuisivat resurssit kesken kaiken: mikä on mielestäsi osa-alueesi tärkein tehtävä? Mistä karsisit ensimmäisenä?
Mitä koet itse hakevasi Finnjamboree-pestistä? Mikä erityisesti sinua motivoisi tässä tehtävässä?

Johtaminen

Kerro haastavin johtamistilanteesi (töissä tai harrastuksessa)
Millainen on mielestäsi hyvä pestiesihenkilö?
Mitkä ovat sinun vahvuutesi/heikkoutesi johtajana?
Miten haluaisit kehittää omaa johtajuuttasi?
Millainen johtaminen sinulle sopii parhaiten? Mitä toivot leirinjohtajilta tämän suhteen?

Tiimityö

Mitä odotat muulta leiritoimikunnalta?
Mitä odotat leirinjohtajilta?
Leiritoimikunta vs oma tiimi, prioriteetit jne.
Kuka olisi hyvä lisä tiimiin?

Tuki

Millaista tukea kaipaat pestissäsi?
Tai mitä ajatuksia sinulla on tuesta, avusta ja ohjauksesta juuri nyt?